Informativa per il trattamento dei dati resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679- Segnalazione di fatti illeciti (c.d. Whistleblowing)
TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI è
CAPA COLOGNA S.C.A., Via Fossa Lavezzola, 83- 44033 Cologna (FE), Tel. 0532.878080 Fax 0532.833204
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati è finalizzato unicamente allo svolgimento delle attività istruttorie necessarie a verificare la fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione effettuata ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 24/2023.
La base giuridica: adempimento di obbligo di legge (D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24).
CATEGORIE DI DATI TRATTATI
Attraverso le segnalazioni vengono trattati dati personali potenzialmente di qualunque natura: dai dati identificativi a categorie particolari di dati, da comportamenti o azioni potenzialmente illecite a informazioni riguardanti procedimenti giudiziari, sia di carattere penale che contabile.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento in oggetto esclude qualunque tipo di processo decisionale automatizzato, inclusa la profilazione, e ha inizio solamente quando un interessato decide di effettuare una segnalazione. A tal proposito, si precisa che il conferimento dei dati personali per effettuare la segnalazione non è obbligatorio ma è di esclusiva facoltà dell’interessato, se intenzionato a procedere. L’interessato può decidere di effettuare una segnalazione attraverso le seguenti modalità: utilizzando la piattaforma appositamente predisposta o con richiesta di incontro diretto con l’O.d.V..
Modalità di trattamento tramite la piattaforma “On.Whistleblowing”: La piattaforma consente l’effettuazione di segnalazioni sia in forma orale sia in forma scritta. L’acquisizione e la conseguente gestione della segnalazione nonché dell’identità dell’interessato segnalante mediante la piattaforma avviene a cura dell’Organismo di Vigilanza di CAPA COLOGNA che opera nel rispetto della confidenzialità del segnalante. CAPA COLOGNA ha adottato adeguate misure di sicurezza logiche, fisiche ed organizzative, per fare in modo che nessun’altra persona appartenente alla società possa accedere ai dati contenuti nella segnalazione.
Si precisa che la piattaforma On.Whistleblowing, fornita da Onit Smart S.r.l. S.B., soggetto che adotta adeguate misure di sicurezza ed è stato formalmente designato Responsabile del trattamento, è collocata presso un Data center situato in Italia, gestito da un fornitore di servizi cloud italiano di comprovata esperienza ed affidabilità. La segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall’interno dell’ente che dal suo esterno.
Il processo di segnalazione si svolge secondo le seguenti fasi:
L’accesso al form di inserimento segnalazione può essere autenticato o anonimo;
la segnalazione viene inserita all’interno di un database coperto da crittografia. Se la segnalazione è
vocale e anonima, prima di memorizzare il contenuto nel data base viene attivato il servizio di camouflage della voce per non rendere riconoscibile la persona. Una volta che la segnalazione è inserita nel database arriverà all’O.d.V. di CAPA COLOGNA e dallo stesso gestita in modo da garantire la segretezza del segnalante;
ogni volta che verrà aggiornata una segnalazione, il segnalante riceverà una notifica (tramite notifica push se ha fatto la segnalazione tramite APP o tramite mail se la segnalazione è stata creata da pagina web). In caso di segnalazione anonima, invece, al segnalatore verrà rilasciato un codice identificativo unico con il quale periodicamente si potrà collegare alla pagina web di visualizzazione dello stato della segnalazione per verificare che non ci siano aggiornamenti sulla stessa.
Modalità di trattamento mediante segnalazione pervenuta in forma orale: Nel caso di segnalazione effettuata, su richiesta del segnalante, oralmente mediante un incontro diretto con l’O.d.V., la stessa è documentata a cura dell’O.d.V. mediante contestuale redazione di apposito verbale. Al termine dell’incontro, il verbale- previa lettura ed eventuali rettifiche- viene sottoscritto dall’O.d.V. e dal segnalante. Al verbale è allegata la documentazione eventualmente prodotta dal segnalante. L’O.d.V. rilascia al segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Il periodo di conservazione delle informazioni riguardanti le segnalazioni e di tutti i documenti successivamente trattati nel corso del procedimento è determinato dal D. Lgs. 24/2023 ed è pari a 5 anni decorrenti dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Tutte le informazioni relative al procedimento potranno essere conservate per tempi più lunghi solamente nei casi in cui a richiederlo sia l’Autorità Giudiziaria.
DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali raccolti mediante la segnalazione potranno essere comunicati ai soggetti istituzionali (Autorità giudiziaria o altre Autorità pubbliche, ANAC) cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento della finalità perseguita, ossia la corretta e completa gestione della segnalazione.
I predetti dati non saranno in nessun caso diffusi.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
I predetti dati non saranno trasferiti verso Paesi al di fuori dell’U.E.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato potrà esercitare, unicamente ove applicabili - stante la necessaria riservatezza prevista dal D.lgs. 24/2023 per l’identità della persona segnalante- i diritti previsti dalla normativa, tra i quali quelli:
1) di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano e di conoscerne il contenuto e l’origine nonché la logica di trattamento, la modalità e le finalità del trattamento (diritto di accesso);
2) di verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione, l’aggiornamento o la rettifica (diritto di rettifica);
3) di chiedere la cancellazione dei propri dati, la limitazione del trattamento (diritto di limitazione), nonché di opporsi allo stesso per motivi legittimi (diritto di opposizione);
4) di proporre reclamo all’autorità di controllo.
L’interessato, potrà esercitare i Suoi diritti, con richiesta scritta inviata al Titolare del trattamento all’indirizzo e-mail: direzione@capacologna.it.
Si precisa che la persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, non possono esercitare -per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata i diritti che normalmente il Regolamento UE 2016/679 riconosce agli interessati. Dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, dunque al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.